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Review von Speicherplatz-Anträgen

In JARDS werden alle RDS-Speicherplatz-Anträge von Coscine geprüft und gereviewt. Die folgende Anleitung richtet sich an Quota-Admins von Coscine.

Benachrichtigung: neuer Speicherplatz-Antrag

  • Information über einen neuen Speicherplatz-Antrag erfolgt durch den Erhalt einer E-Mail/Service Ticket mit Betreff [JARDS/Coscine]

Review vorbereiten

  • Einloggen auf JARDS und über die oberste Menüleiste unter "Category" auf Coscine TEC 2022 navigieren
  • In der sich öffnenden Tabelle folgende Arbeitsschritte durchführen:

Öffnen des Antrags

  • Unter "Application documents" auf "Current application to review" klicken
  • Antrag öffnet sich in neuem Tab (siehe Abbildung 1, Punkt 1.)

JARDS

Abbildung 1 - Review in JARDS

Reviewer zuweisen

  • Unter "Reviewers" -> "modify" auswählen (siehe Abbildung 1, Punkt 2.)
  • Im Reviewer Assignment aus der Tabelle den/die passenden Reviewer auswählen & informieren
  • In der Tabelle bei "Reviewer & Inform" Haken setzen
  • Unter der Tabelle "Save & Inform" anklicken
    • E-Mail-Oberfläche öffnet sich
    • Mail Template "Coscine Review Invitation" auswählen
    • Mail Form auswählen (jards-...)
    • Zum unteren Ende der Seite navigieren und "inform" anklicken (=E-Mail wurde versand)

Review durchführen

  • Auf "Your applications to review in Coscine TEC 2022" navigieren (untere Seite siehe Abbildung 1, Punkt 3.))
  • Auf "edit review" klicken: Technical Review Seite öffnet sich
  • Felder 1-4 und "Total result" basierend auf Antragsformular ausfüllen
    • bei offenen Punkten (z.B. unklare Darstellung der Metadaten-Verwaltung)
    • über das zugehörige Service Ticket/E-Mail mit Antragssteller*in kommunizieren bis alle Informationen vorliegen, Status als Kommentar vermerken (s.u.)
    • Ergebnisse der Kommunikation inkl. Service Ticket Nr im Technischen Review unter "Comment to coordination office" angeben (z.B. "Nach Rücksprache mit dem Forschenden wird das EngMeta Profil verwendet)
  • Absprachen mit Forschenden bzgl. Änderungen im "Comment to coordination office" notieren
  • Bei mehreren Reviewern "Feedback for the applicant (to improve the quality of future applications)" ausfüllen
  • Haken bei "Technical Review Completed" setzten
  • Auf "save" für die Speicherung des Reviews klicken

Optional: Checkliste ausfüllen

  • Auf "Checklist" navigieren (siehe Abbildung 1, Punkt 4.)
  • relevante Punkte ausfüllen - vor allem wichtig bei längerem Antragsverfahren und Vertretungsbedarf

Optional: Comments

  • Unter "Comments" auf "add" klicken (siehe Abbildung 1, Punkt 4.)
  • Kommentar angeben & "visible for admins" auswählen
  • wichtig für interne Kommunikation zum Status des Antrags (Beispiel: Service Ticket mit Rückfragen im Umlauf)

Antrag genehmigen / ablehnen

  • unter "Actions" auf "approve" klicken: Set Data Project Approval Seite öffnet sich

Hinweis

Wurde der Antrag von einem Mitglied außerhalb der RWTH erstellt, muss unter "Actions" "mark received" abgehakt werden.

  • kurze Prüfung der Tabellen: & Scientific reviews
  • Application data for XYZ: Daten korrekt, Geforderte Quota, Comments (etc.)?
  • Technical reviews: Technical Review von allen Reviewern durchgeführt?
  • Scientific Reviews: nur bei Anträgen > 125 TB nötig
  • Quota eintragen: Aprvd. resources (GB)
  • Zeitraum eingeben: Project begin: Tag der Bewilligung; Project end: 10 Jahre nach Bewilligung
  • GUID zum Projekt aus Quota Adminseite (siehe Vergabe von Speicherplatz) in das Feld "Local Project ID" einfügen
  • "save & approve" auswählen (Warnung ignorieren -> yes klicken)
    • E-Mail-Oberfläche öffnet sich
    • Mail Template "Coscine - Granting storage space" auswählen
    • Mail Form auswählen (jards-...)
    • Anpassen der E-Mail mit Speicherplatz und Ressourcen-Typ (z.B. 312 GB storage space for RWTH-RDS-S3 resources)
    • Zum unteren Ende der Seite navigieren und "inform" anklicken (=E-Mail wurde versand)

Hinweis

Warnung Mail sending failed to mail to xyz@rwth-aachen.de on application 1234 Please contact appreview-developer@lists.fz-juelich.de ignorieren - die E-Mail wurde versand, an der Behebung der Fehlermeldung wird gearbeitet.

Speicherplatz zuweisen

Optional: Service Ticket schließen

  • Bei RWTH-Anträgen im Ticketportal eintragen "Quota Antrag über JARDS bewilligt"
  • Ticket schließen

Antrag nachträglich bearbeiten

Hinweis

Falls ein JARDS-Antrag aus einem vergangenen Jahr bearbeitet werden soll, muss das entsprechende Jahr oben links in JARDS ausgewählt werden.