Speicherplatzbeantragung

Speicherplatz für ein (Unter-)Projekt (der über den Default-Speicherplatz hinausgeht oder in S3- oder WORM-Ressourcen verwendet werden soll) können Sie über die Coscine-JARDS-Plattform beantragen. Dieses Antragsverfahren ist nötig, um zu gewährleisten, dass die Speicherplattform DataStorage.nrw sinnvoll und gemäß der FAIR-Prinzipien genutzt wird.

JARDS (Joint Application, Review, and Dispatch Service) ist eine Software, die für die Vergabe von Rechenzeit oder Speicher- und Datenverarbeitungsressourcen konzipiert wurde und verwendet wird. Seit Juli 2023 nutzt Coscine eine eigene JARDS-Instanz (Coscine-JARDS) für die Vergabe von Speicherressourcen auf dem DataStorage.nrw.

In Coscine-JARDS haben die Möglichkeit, verschiedene Antragsarten einzureichen. Die Tabelle fasst ihre Merkmale zusammen und verweist auf weiterführende Informationen.

	Erstantrag	Folgeantrag	25-%-Erweiterung	Major Revision
Beschreibung	Erstmalige Beantragung von Speicherplatz für das jeweilige Projekt	Beantragung von zusätzlichem Speicherplatz	Beantragung von zusätzlichem Speicherplatz	Überarbeitung eines Erstantrags oder Folgeantrags nach negativen Gutachten
Voraussetzungen	Affiliation mit speicherplatzberechtigter Organisation	Erstantrag ist genehmigt	Mindestens 75 % des Speicherplatzes des jeweiligen Projekts wurde genutzt	Bitte zur Major Revision durch das Koodinationsteam für Coscine-JARDS-Speicherplatzanträge erhalten
Vorgehen in Coscine-JARDS	Neuen Speicherplatzantrag erstellen	Genehmigten Speicherplatzantrag kopieren	Erweiterung zu genehmigtem Speicherplatzantrag anfragen	Abgelehnten Speicherplatzantrag kopieren
Prozess	Begutachtungsverfahren	Begutachtungsverfahren	Direkte Zuteilung durch Koordinationsteam für Coscine-JARDS-Speicherplatzanträge	Begutachtungsverfahren
Dauer bis zur Rückmeldung	Bis zu 5 Wochen	Bis zu 5 Wochen	Wenige Tage (maximal 2 Wochen)	Bis zu 5 Wochen
Weitere Informationen	Speicherplatzantrag erstellen	Speicherplatzerweiterung	Speicherplatzerweiterung	Major Revision

Speicherplatzantrag: Der Prozess

Für jeden Speicherplatzantrag werden zwei technische Gutachten durchgeführt. Beträgt der beantragte Speicherplatz mehr als 125 TB, ist ein zusätzliches wissenschaftliches Gutachten notwendig. In diesem Fall ist eine Beratung durch das FDM-Team Ihrer Organisation empfehlenswert!

Abbildung 1 illustriert den Prozess. Detaillierte Beschreibungen zu den einzelnen Schritten finden Sie in den Texten unten.

Abbildung 1 – Workflow zur Beantragung von Speicherplatz

Technische Gutachten

Haben Sie alle Vorbereitungen getroffen, können Sie über die Coscine-JARDS-Plattform einen Speicherplatzantrag erstellen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier.

Der Prozess sieht vor, dass der Speicherplatzantrag von einem/einer Storage Reviewer*in Ihrer Heimatorganisation und einem/einer Reviewer*in einer anderen teilnehmenden Hochschule in einem technischen Gutachten geprüft wird. Der/die Storage Reviewer*in Ihrer Heimatorganisation wird sich bei Rückfragen bei Ihnen melden. Bitte beachten Sie, dass die Gutachten und die Zuteilung von Speicherplatz bis zu vier Wochen beanspruchen kann.

Fällt die Begutachtung des Speicherplatzantrags positiv aus, teilt das Koordinationsteam für Coscine-JARDS-Speicherplatzanträge Ihrem Projekt die beantragte Quota zu. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, sobald Sie den Speicherplatz nutzen können.

Fällt die Begutachtung des Speicherplatzantrags negativ aus, haben Sie zwei Mal die Möglichkeit, eine Major Revision einzureichen (durch Kopieren und Bearbeiten des Antrags). Bei der dritten negativen Begutachtung Ihres Antrags wird er final abgelehnt.

Wissenschaftliches Gutachten

Bei Speicherplatzanträgen, die 125 TB übersteigen, ist ein wissenschaftliches Gutachten notwendig. Der Fokus liegt dabei auf dem fachspezifischen Umgang mit Forschungsdaten sowie darauf, ob das beantragte Speichervolumen ausreichend begründet ist. Das FDM-Team Ihrer Organisation wird frühzeitig in den Prozess einbezogen, suchen Sie also bestenfalls schon vor der Antragstellung den Kontakt zu ihm. Es schlägt dem Koordinationsteam für Coscine-JARDS-Speicherplatzanträge in Absprache mit Ihnen eine Person für das wissenschaftliche Gutachten vor. Diese Person muss folgende Kriterien erfüllen:

• Mindestens einen Doktortitel
• Tätigkeit in der Disziplin, in der das Projekt durchgeführt wird
• Keine direkte Zusammenarbeit mit dem Projektteam

Nachdem die technischen Gutachten durchgeführt wurden, verschickt das Koordinationsteam für Coscine-JARDS-Speicherplatzanträge eine Einladung zum wissenschaftlichen Gutachten an die vorgeschlagene Person mit der Bitte um eine Rückmeldung innerhalb von zwei Wochen. Nach Annahme der Einladung hat sie einen Monat Zeit für das Gutachten. Sie darf bei Verhinderung eine geeignete alternative Person vorschlagen. In Summe kann der Prozess also bis zu zwei Monate dauern. Nach Durchführung des wissenschaftlichen Gutachtens werden Sie über das Ergebnis informiert. Sie erhalten das ausgefüllte Gutachten per E-Mail. Außerdem wird es in Ihrem Coscine-JARDS-Antrag als Anhang hinterlegt.

Fällt die Begutachtung des Speicherplatzantrags positiv aus, teilt das Koordinationsteam für Coscine-JARDS-Speicherplatzanträge Ihrem Projekt die beantragte Quota zu.

Fällt die Begutachtung des Speicherplatzantrags negativ aus, haben Sie zwei Mal die Möglichkeit, eine Major Revision einzureichen. Bei der dritten negativen Begutachtung Ihres Antrags wird er final abgelehnt.

Major Revision

Eine Major Revision ist die Überarbeitung und Neueinreichung eines Antrags (Erstantrag oder Folgeantrag), den die technischen Gutachtenden negativ bewertet haben. Sie geben Ihnen nach dem Gutachten konkrete Rückmeldungen zu Unklarheiten und potenziellen Verbesserungen. Sie haben die Möglichkeit, zwei Mal eine Major Revision einzureichen. Wenn verfügbar, teilt das Koordinationsteam für Coscine-JARDS-Speicherplatzanträge den Major Revisions jeweils dieselben Personen für das Gutachten zu. Fällt auch der dritte Durchgang des Begutachtungsprozesses negativ aus, wird Ihr Antrag final abgelehnt.

So reichen Sie eine Major Revision ein:

1. Rufen Sie die Plattform Coscine-JARDS auf, klicken Sie auf Applications und wählen Sie die Ressourcenart aus, zu dem der Speicherplatz gehört, den Sie erweitern möchten (Web, S3 oder WORM).
2. Melden Sie sich vorzugsweise über den Login (SSO) oder alternativ über den E-Mail-Callback an.
3. Navigieren Sie unter Submitted Applications zum bereits genehmigten Speicherplatzantrag.
4. Klicken Sie auf Copy. Damit kopieren Sie die Informationen aus dem genehmigten Speicherplatzantrag in einen neuen. Überarbeiten Sie die Informationen anhand der Rückmeldungen der Gutachtenden. Wählen Sie auf S. 4 unter Project Information aus, dass es sich um den ersten Antrag für das jeweilige Projekt handelt. Die Option no bezieht sich auf Folgeanträge.
5. Klicken Sie im letzten Schritt auf Submit, um den Speicherplatzantrag einzureichen.
6. Ihr Speicherplatzantrag wird im Rahmen des Begutachtungsverfahrens geprüft. Sie erhalten eine Information über die Genehmigung, die Bitte zu einer zweiten Major Revision oder eine finale Ablehnung per E-Mail.

Hilfestellungen für Speicherplatzanträge

Die Coscine Selection Policy erläutert die Fragen und Begriffe in einem Speicherplatzantrag sowie die Kriterien für die Bewilligung.

Abbildung 2 zeigt außerdem die Fragen, anhand derer Storage Reviewer*innen die Speicherplatzanträge im technischen Gutachten begutachten.

Abbildung 2 – Fragenkatolg für ein technisches Gutachten

Abbildung 3 zeigt die Fragen, anhand derer wissenschaftliche Gutachtende die Speicherplatzanträge im wissenschaftliches Gutachten begutachten.

Abbildung 3 – Fragenkatolg für ein wissenschaftliches Gutachten