Mitgliederverwaltung

Als Projektbesitzer*in in Coscine haben Sie die Möglichkeit andere Forschende zu Projekten hinzuzufügen, zu entfernen oder vom Projektmitglied zum/zur Projektbesitzer*in zu befördern.

Mitgliederverwaltung

Zur Verwaltung von Projektmitgliedern, klicken Sie entweder rechts auf der Projektseite auf die Schaltfläche "Einstellungen -> Mitglieder" oder auf die Option in der linken Menüleiste. Sie werden auf die Seite zur Mitgliederverwaltung weitergeleitet. Hier finden Sie eine tabellarische Auflistung aller Projektmitglieder und deren Rollen (siehe Abbildung 1).

Hinweis

Pro Projekt und pro Unterprojekt müssen Mitglieder separat hinzugefügt werden und deren Rollen verwaltet werden. Die Mitglieder und Rollen werden nicht vom Hauptprojekt an Unterprojekte vererbt.

Rollenmanagement

Auf Projekt-Ebene gibt es in Coscine drei verschiedene Rollen: - Owner (Projektbesitzer*innen) - Member (Projektmitglieder) - Guest (Gäste) - Externe
Weitere Informationen finden Sie auf den jeweiligen Seiten zu Rollen in Coscine.

Benutzende hinzufügen

Um andere Benutzende hinzuzufügen, müssen diese über einen Account in Coscine verfügen. Über das Freitextfeld "Nach Benutzer oder E-Mail Adresse suchen" auf der Mitgliederverwaltung-Seite (siehe Abbildung 1) können Sie Benutzende finden und auswählen. Die Suche erfordert, dass mindestens drei Buchstaben übereinstimmen bevor Suchergebnisse angezeigt werden und liefert maximal 10 Ergebnisse. Legen Sie die Rolle der/des Benutzende fest (siehe Abbildung 1; Auswahlfeld "Member") und drücken Sie dann „Benutzer hinzufügen“. Hat der/die Benutzende noch keinen Account, lesen Sie weiter unter Externe Projektmitglieder einladen.

Abbildung 1 - Übersicht über die Projektmitglieder

Externe Projektmitglieder einladen

Personen ohne Coscine-Account können Sie eine E-Mail-Einladung für Ihr Projekt schicken. Geben Sie dazu einfach die E-Mail-Adresse der Person in das Suchfeld ein, wählen Sie die Rolle für die Person aus und klicken Sie auf "Einladen". Die eingeladene Person erhält nun eine personalisierte E-Mail vom Coscine System, mit einem Link zur Anmeldung sowie Informationen über das Projekt. Sobald sie sich angemeldet und einen Account erstellt hat, wird die Person Ihrem Projekt hinzugefügt.

Unter dem Tab "Eingeladene Benutzer" erhalten Sie eine Übersicht über alle versendeten Einladungen an externe Personen. Sie können den Status der einzelnen Einladungen einsehen, sowie die Einladung nachträglich löschen oder erneut senden (falls die E-Mail untergegangen ist oder gelöscht wurde). Die eingeladene Person wird in beiden Fällen über Ihre Aktionen benachrichtigt. Die Rolle der eingeladenen Person können Sie erst verändern, sobald die Person Ihrem Projekt hinzugefügt wurde. Haben sie versehentlich eine Einladung mit falsch zugewiesener Rolle versendet, sollten Sie diese löschen und eine neue Einladung mit der richtigen Rolle versenden.

In der Spalte „Status“ der Mitgliederverwaltung wird Ihnen angezeigt, ob die Einladung bereits angenommen wurde. Bereits lange bestehende und unbeantwortete Einladungen werden aus Sicherheitsgründen für ungültig erklärt. Möchte die eingeladene Person nun doch dem Projekt beitreten, so sollten Sie die Einladung über die Schaltfläche "Erneut senden" wiederholen.

Mitglieder importieren

Über die Importfunktion können Sie mehrere Mitglieder gleichzeitig aus bestehenden (Unter)Projekten zu Ihrem Projekt hinzuzufügen. In der Mitgliederverwaltung rufen Sie diese Funktion über die Schaltfläche „IMPORTIEREN“ auf (siehe Abbildung 2). In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie über die Dropdown-Liste links oben das Projekt auswählen, aus dem Sie Mitglieder hinzufügen möchten (siehe Abbildung 3). Nach Auswahl eines Projektes erscheinen in der Tabelle die Mitglieder aus dem jeweiligen Projekt. Bei großer Mitgliederanzahl kann sich die Filterfunktion in der Tabellenüberschrift zur Sortierung nach Namen als hilfreich erweisen.

Wenn Sie Ihrem Unterprojekt nicht alle Mitglieder eines Projektes hinzufügen möchten, sondern nur eine Auswahl der in der Tabelle angezeigten Mitglieder, so haben Sie die Möglichkeit über die Schaltfläche „ENTFERNEN“ bestimmte Mitglieder aus der Tabelle zu entfernen. Diese werden dann bei dem Importvorgang ignoriert und nicht in das neue Projekt übernommen. Hinweis: Sie entfernen damit niemanden aus dem Projekt, in dem er/sie sich befindet, sondern nur aus dem folgenden Import. Klicken Sie zum Abschluss des Importvorgangs auf die Schaltfläche „IMPORTIEREN“ rechts unten. Die Nutzenden werden nun dem Projekt hinzugefügt.

Abbildung 3 - Projektmitglieder aus übergeordnetem Projekt importieren

Benutzende suchen

Sind Benutzende bereits Teil Ihres Projekts, so können Sie sie über das rechte Such-Textfeld "Projektmitglied suchen" auf der Mitgliederverwaltung suchen (siehe Abbildung 2). Geben Sie dazu einfach den Namen der Person in das Freitextfeld ein. Die Suche wird automatisch ausgeführt - Sie müssen Ihre Suchparameter nicht noch über einen Klick auf eine weitere Schaltfläche bestätigen.

Entfernen von Berechtigungen und Nutzenden

Sie können die initial an eine*n Benutzende(n) vergebenen Berechtigungen jederzeit in der Mitgliedertabelle ändern. Auch können Sie Benutzende jederzeit über die Schaltfläche "Entfernen" in der Spalte "Aktionen" entfernen.