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Mitgliederverwaltung

Als Projektbesitzer*in in Coscine haben Sie die Möglichkeit, andere Forschende zu Projekten hinzuzufügen, ihre Rollen zu bearbeiten oder sie ganz aus den Projekten zu entfernen.

Die Mitgliederverwaltung

Klicken Sie zur Verwaltung von Projektmitgliedern entweder rechts auf der Projektseite auf die Schaltfläche Mitgliederverwaltung unter der Übersicht Mitglieder oder auf die Option Mitglieder in den Einstellungen im Menüband auf der linken Seite. Sie werden auf die Seite zur Mitgliederverwaltung weitergeleitet. Hier finden Sie eine tabellarische Auflistung aller Projektmitglieder und deren Rollen (siehe Abbildung 1).

Hinweis

Pro Projekt und pro Unterprojekt müssen Sie Mitglieder unabhängig voneinander hinzugefügen und deren Rollen verwalten. Die Mitglieder und Rollen werden nicht vom Hauptprojekt an Unterprojekte vererbt.

Rollen der Projektmitglieder

Auf der Projektebene gibt es in Coscine vier verschiedene Rollen:

Weitere Informationen finden Sie auf den jeweiligen Seiten zu Rollen in Coscine.

Projektmitglieder hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Personen zu einem Projekt einzuladen:

Personen mit Coscine-Account einladen

Verfügen Nutzende bereits über einen Account in Coscine, können Sie sie direkt zum Projekt hinzufügen. Über das Freitextfeld "Nach registrierter Person oder E-Mail Adresse suchen" auf der Seite zur Mitgliederverwaltung (siehe Abbildung 1) können Sie Nutzende finden und auswählen. Die Suche liefert erst ab drei übereinstimmenden Buchstaben (maximal zehn) Suchergebnisse. Legen Sie die Rolle der/des Nutzenden fest (siehe Dropdown-Liste unter der Voreinstellung Member in Abbildung 1) und klicken Sie dann Mitglied hinzufügen.

Aufstellung der verschiedenen Projektmitglieder.

Abbildung 1 – Übersicht über die Projektmitglieder

Externe Personen ohne Coscine-Account einladen

Personen ohne Coscine-Account können Sie eine E-Mail-Einladung für Ihr Projekt schicken. Geben Sie dazu die E-Mail-Adresse der Person in das Suchfeld ein. Sie können sie dann anklicken, sodass sie im Suchfeld eingetragen bleibt. Wählen Sie die Rolle für das neue Projektmitglied aus und klicken Sie auf Einladen. Die eingeladene Person erhält nun eine personalisierte E-Mail aus Coscine mit einem Link zur Anmeldung sowie Informationen über das Projekt. Sobald sie sich angemeldet und einen Account erstellt hat, wird die Person Ihrem Projekt hinzugefügt.

Im Tab Eingeladene Nutzende finden Sie eine Übersicht über alle versendeten Einladungen an externe Personen. In der Spalte Status sehen Sie, ob die Einladung bereits angenommen wurde.

In der Spalte Aktionen haben Sie die Möglichkeit, Einladungen zu löschen oder erneut zu senden. Die eingeladene Person wird in beiden Fällen über Ihre Aktionen benachrichtigt. Die beiden Aktionen sind vor allem in diesen beiden Situationen nützlich:

  • Sie haben einer eingeladenen Person die falsche Rolle zugewiesen. Sie können die Rolle erst verändern, sobald die Person ein Projektmitglied ist. Über die Aktion Löschen können Sie die Einladung entfernen und eine neue mit der richtigen Rolle versenden.

  • Die Einladung ist abgelaufen (siehe Spalte Status). Unbeantwortete Einladungen werden nach sieben Tagen aus Sicherheitsgründen für ungültig erklärt. Möchte die eingeladene Person nun doch dem Projekt beitreten, können Sie die Einladung über die Aktion Erneut senden wiederholen.

Mitglieder importieren

Über die Importfunktion können Sie mehrere Mitglieder gleichzeitig aus bestehenden (Unter-)Projekten zu Ihrem Projekt hinzufügen (siehe Abbildung 2). In der Mitgliederverwaltung rufen Sie diese Funktion über die Schaltfläche Importieren auf. In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie über die Dropdown-Liste links oben das Projekt auswählen, aus dem Sie Mitglieder importieren möchten. Nach Auswahl eines Projektes erscheinen in der Tabelle die Mitglieder aus dem jeweiligen Projekt. Bei großer Mitgliederanzahl ist die Sortierfunktion der Namen über die Tabellenüberschrift hilfreich.

Wenn Sie Ihrem Projekt nicht alle Mitglieder eines anderen Projektes hinzufügen möchten, sondern nur eine Auswahl der in der Tabelle angezeigten Mitglieder, können Sie über die Schaltfläche Entfernen ausgewählte Mitglieder aus der Tabelle löschen. Sie werden bei dem Importvorgang ignoriert und nicht in das Projekt übernommen. Die Entfernfunktion bezieht sich nur auf den Import – Sie entfernen niemanden aus dem anderen Projekt! Klicken Sie zum Abschluss des Importvorgangs auf die Schaltfläche Importieren rechts unten. Die Nutzenden werden nun dem Projekt hinzugefügt.

Schaltfläche, über die ein Unterprojekt ausgewählt werden kann, aus dem die Projektmitglieder importiert werden sollen.

Abbildung 2 – Projektmitglieder importieren

Projektmitglieder suchen

Nutzende, die bereits Projektmitglied sind, können Sie über das Suchfeld Projektmitglied suchen rechts oben in der Mitgliederverwaltung suchen (siehe Abbildung 2). Geben Sie dazu den Namen der gesuchten Person in das Freitextfeld ein. Die Suche wird ausgeführt, ohne dass Sie sie explizit durch weitere Klicks bestätigen müssen.

Projektmitglieder bearbeiten oder entfernen

Sie können die initial an ein Projektmitglied vergebene Rolle (und die damit verbundenen Berechtigungen) jederzeit in der Tabelle im Tab Projektmitglieder in der Mitgliederverwaltung ändern. Über die Schaltfläche Entfernen in der Spalte Aktionen können Sie außerdem Mitglieder ganz aus dem Projekt entfernen.