Strategische Weiterentwicklung von Coscine

Allgemeine Softwareentwicklung

Das Coscine Entwicklungsteam folgt den Prinzipien und Praktiken von Scrum, um effektiv an der Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung von Coscine zu arbeiten. Das Team besteht aus verschiedenen Rollen wie dem/der Product Owner:in, der/die für die Priorisierung des Product Backlogs verantwortlich ist, dem/der Scrum Master:in, die/der den Prozess unterstützt und Hindernisse beseitigt, sowie den Entwickler:innen, die die Tickets (sogenannte Issues) umsetzen. Wie bei jedem Scrum-Team plant das Coscine Team seine Sprints, hält tägliche Stand-ups ab und führt regelmäßige Reviews und Retrospektiven durch, um kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten. Die Issues, welche in den zweiwöchigen Sprints bearbeitet werden, werden durch den Product Owner ausgewählt. Ein entscheidener Anteil der Issues ist Teil von größeren gepanten strategischen Weiterentwicklungen, den sogenannten Epics.

Epics

Zur Verwaltung neuer strategischer Weiterentwicklungen von Coscine verwenden wir Epics. Im Scrum sind Epics große, übergeordnete Benutzeranforderungen oder Funktionalitäten für eine Software, die in kleinere, handhabbare Teile (User Stories / Issues) unterteilt werden können und mehrere Sprints zur Entwicklung in Anspruch nehmen. Um einen guten Überblick und eine FAIRe Entwicklung für unsere Stakeholder zu gewährleisten, handhaben wir Coscine Epics in einer transparenten Prozess, der auf Elemente des Scaled Agile Framework (SAFe) zurückgreift. Für das Projektmanagement der strategischen Entwicklung verwenden wir den Bereich der Epics in unserem Coscine GitLab.

Epic Template

Für jedes Epic muss ein vordefiniertes Epic Template ausgefüllt werden. Die Verwendung des Templates ist verpflichtend und gewährleistet eine gleichbleibende Qualität hinsichtlich der Informationstiefe. Am Anfang der Vorlage wird der Status des Epics gekennzeichnet. Dies geschieht je nach Phase durch den Epic-Initiator, den Epic-Owner oder den SAFe-Koordinator (siehe Rollen).

Epic Lifecycle

Es gibt 6 offizielle Phasen für Epics. Diese sind auf dem Coscine SAFe EPIC Board sichtbar. Jedes Epic ist mit einem GitLab-Label gekennzeichnet, das die aktuelle Stufe im Lifecycle anzeigt.

1. Funnel

Der Epic Initiator erstellt unter Verwendung des Epic Templates das Epic und füllt alle Punkte von "Description" bis "Nonfunctional Requirements" aus.

2. Review

Die Person mit der Rolle "Epic-Initiator" informiert den SAFe-Koordinator über den Abschluss des Reviews. Sie markiert den Status "Bereit zum Review" und ergänzt das Label "EPIC::Ready for Review". Nach Einladung des SAFE-Koordinators stellt die Person mit der Rolle "Epic-Initiator" das Epic in der Sitzung des Steering Board Meetings vor (max. 5 Minuten, Fokus auf "Elevator Pitch", Folien nicht nötig).

Das Steering Board: stimmt ab und entscheidet:

• Epic kommt ins Analyse Backlog (Stimmenzahl größer oder gleich 3, siehe Abstimmungen)
• Epic muss überarbeitet werden -> bleibt im Review; Label "EPIC::Ready for Review" wird entfernt
• Epic wird zurück nach "Open" verschoben (Label geändert)

3. Analyse Backlog

Das Steering Board bewertet mindestens 1x pro Monat die Priorisierung aller Epics im Analyzing Backlog. Die Reihenfolge wird mit Labels und der Position auf dem Board (oben = höchste Priorität) markiert.

4. Analyse

Der Coscine Product Owner bestimmt die Person für die Rolle des "Epic Owner" und zieht das nächste Epic in Analyzing sobald genügend Kapazität für die Anaylse bei der entsprechenden Person vorhanden ist. Der/ die Epic Owner analysiert gemeinsam mit dem Coscine Entwicklungsteam das Epic und erstellt die zugehörigen Issues.

5. In Arbeit

Der Product Owner des Scrum-Prozesses verschiebt das Epic von Analyzing nach In Progress, sobald genügend Entwicklungskapazität vorhanden ist. Das Epic und alle damit verbundenen Themen werden entwickelt und umgesetzt.

6. Abgeschlossen

Der Entwicklungsstand wird vom Epic Owner im Steering Board Meeting vorgestellt. Danach wird das Epic durch den SAFe-Koordinator abgeschlossen.

Epic Meetings

Steering Board Meeting

In diesem Meeting werden die aktuellen Stadien der Epics vorgestellt, diskutiert, abgestimmt und priorisiert. Das 1-stündige Treffen findet alle zwei Wochen statt. Pro Sitzung können maximal 2 Epics besprochen werden. Diese Epics werden eine Woche vor dem Treffen mit den Initiatoren und Besitzern der Epics besprochen und schließlich vom SAFe-Koordinator ausgewählt. Die Epic-Initiatoren und -Verantwortlichen werden vom SAFe-Koordinator eingeladen. Teilnehmer des Meetings sind die Gruppenleitenden der RPDM-Abteilung, die RPDM-Abteilungsleitung, sowie Personen mit den Rollen Product Owner und Service Management von Coscine. Gäste können jederzeit zu dem Treffen eingeladen werden (z. B. Stakeholder der besprochenen Epics).

Epic-Planungstreffen

Je nach aktueller Struktur der Gruppe trifft sich der SAFe-Koordinator in der Woche vor dem Steering Board Meeting mit der Coscine-Gruppenleitung, Product Owner und Service Managenden, um den Status der aktuellen Epics zu besprechen.

Abstimmungen

Jedes Steering Board Mitglied stimmt auf der Grundlage der "fist of five" mit einer der folgenden Zahlen für die Verschiebung vom Review zum Analyzing Backlog ab:

1. Auf keinen Fall! Das wird nicht funktionieren. Ich bin nicht an Board.
2. Ich sehe GROßE Probleme, die wir lösen müssen.
3. Ich sehe MODERATE Probleme, die wir jetzt lösen müssen.
4. Ich sehe kleinere Probleme, die wir später lösen können.
5. Ich finde den Plan gut, so wie er ist.
6. Ich liebe ihn! Ich werde ihn unterstützen. Der beste Plan aller Zeiten.

Priorisierung

Die Analyzing Backlog Priorisierung erfolgt in einer Excel-Tabelle. Für die Backlog-Priorisierung einigen sich die Teilnehmer des Steering Boards per Teil der Priorisierungsformel (User-Business value + Time Criticality + Risk Reduction) auf die folgenden Bewertungszahlen:

Possible rating numbers:	1	2	3	5	8	13	20

Die Abteilungsleitung kann sich dafür entscheiden, das Ergebnis mit einer strategischen Anpassung zu multiplizieren:

Strategic Fit	0,8	1	1,5