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Workflow JARDS

In JARDS werden alle Speicherplatz-Anträge von Coscine geprüft und gereviewt. Die folgende Anleitung richtet sich an JARDS-Reviewer von Coscine.

Zum besseren Verständnis hier eine Abbildung, die den Ablauf eines Speicherplatz-Reviews vom Beginn mit einer Benachrichtigung, über den eigentlichen Review-Prozess in Jards bis zu finalen Zuweisung der Quota in Coscine zeigt:

JARDS

Abbildung 1 - Review-Prozess

Benachrichtigung: neuer Speicherplatz-Antrag

  • Information über einen neuen Speicherplatz-Antrag erfolgt durch den Erhalt einer E-Mail/Service Ticket mit Betreff [JARDS/Coscine]

Review vorbereiten

  • Einloggen auf JARDS und über die oberste Menüleiste unter "Group" auf Coscine TEC 2024 navigieren
  • In der sich öffnenden Tabelle folgende Arbeitsschritte durchführen:

Öffnen des Antrags

  • Unter "Application documents" auf "Current Application to review" klicken
  • Antrag öffnet sich in neuem Tab (siehe Abbildung 1, Punkt 1.)

JARDS

Abbildung 2 - Review in JARDS

Reviewer zuweisen (nur relevant für Storage Admins)

  • Unter "Reviewers" -> "modify" auswählen (siehe Abbildung 2, Punkt 2.)
  • Im Reviewer Assignment aus der Tabelle den/die passenden Reviewer auswählen & informieren (zwei Reviewer pro Antrag, s. Abbildung 1)
  • In der Tabelle bei "Reviewer & Inform" Haken setzen
  • Unter der Tabelle "Save & Inform" anklicken
    • E-Mail-Oberfläche öffnet sich
    • Mail Template "Coscine Review Invitation" auswählen
    • Mail from auswählen (jards-...)
    • Zum unteren Ende der Seite navigieren und "inform" anklicken (=E-Mail wurde verschickt)

Review durchführen

  • Auf "Your applications to review in Coscine TEC 2024" navigieren (untere Seite siehe Abbildung 2, Punkt 3.)
  • Auf "edit review" klicken: Technical Review Seite öffnet sich
  • Felder 1-4 und "Total result" basierend auf Antragsformular ausfüllen
    • Bei offenen Punkten (z.B. unklare Darstellung der Metadaten-Verwaltung)
    • Über das zugehörige Service Ticket/E-Mail mit Antragssteller*in kommunizieren bis alle Informationen vorliegen, Status als Kommentar vermerken (s.u.)
    • Ergebnisse der Kommunikation inkl. Service Ticket Nr im Technischen Review unter "Comment to coordination office" angeben (z.B. "Nach Rücksprache mit dem Forschenden wird das EngMeta Profil verwendet)
  • Absprachen mit Forschenden bzgl. Änderungen im "Comment to coordination office" notieren
  • Falls gewünscht: "Feedback for the applicant (to improve the quality of future applications)" ausfüllen
  • Haken bei "Technical Review Completed" setzten
  • Auf "save" für die Speicherung des Reviews klicken

Optional: Checkliste ausfüllen

  • Auf "Checklist" navigieren (siehe Abbildung 2, Punkt 4.)
  • relevante Punkte ausfüllen - vor allem wichtig bei längerem Antragsverfahren und Vertretungsbedarf

Optional: Kommentare einfügen

  • Unter "Comments" auf "add" klicken (siehe Abbildung 2, Punkt 4.)
  • Kommentar eingeben & "visible for admins" auswählen
  • Wichtig für interne Kommunikation zum Status des Antrags (Beispiel: Service Ticket mit Rückfragen im Umlauf)

Antrag genehmigen / ablehnen (nur relevant für Storage Admins)

  • Unter "Actions" auf "approve" klicken: Set Data Project Approval Seite öffnet sich

Hinweis

Wurde der Antrag von einem Mitglied außerhalb der RWTH erstellt, muss unter "Actions" "mark received" abgehakt werden.

  • kurze Prüfung der Tabellen: Scientific reviews
  • Application data for XYZ: Daten korrekt, Geforderte Quota, Comments (etc.)?
  • Technical reviews: Technical Review von allen Reviewern durchgeführt?
  • Scientific Reviews: nur bei Anträgen > 125 TB nötig
  • Quota eintragen: Aprvd. resources (GB)
  • Zeitraum eingeben: Project begin: Tag der Bewilligung; Project end: 10 Jahre nach Bewilligung
  • GUID zum Projekt aus Quota Adminseite (siehe Vergabe von Speicherplatz) in das Feld "Local Project ID" einfügen (**Bitte beachten: Die automatisch eingetragene GUID ist nur eine temporäre GUID in Jards und muss deshalb entsprechend angepasst werden)
  • "save & approve" auswählen
    • E-Mail-Oberfläche öffnet sich
    • Mail Template "Coscine - Granting storage space" auswählen
    • Informationen bezüglich des Speicherplatzantrags (z.B. Projekt-ID)
    • Zum unteren Ende der Seite navigieren und "inform" anklicken (=E-Mail wurde versandt)

Speicherplatz zuweisen (nur relevant für Storage Admins)

Optional: Service Ticket schließen

  • Bei RWTH-Anträgen im Ticketportal eintragen "Quota Antrag über JARDS bewilligt"
  • Ticket schließen

Antrag nachträglich bearbeiten

Hinweis

Falls ein JARDS-Antrag aus einem vergangenen Jahr bearbeitet werden soll, muss das entsprechende Jahr oben links neben dem Coscine-Logo in JARDS ausgewählt werden.

Erweiterungsanträge (nur relevant für Quota Admins)

  • Nutzende können in JARDS einmalig eine Erweiterung von 25 % für einen bereits bestehenden Antrag stellen
  • Information dazu erfolgt durch den Erhalt einer E-Mail/Service Ticket mit Betreff [JARDS/Coscine]
  • Bearbeitung erfolgt anschließend in JARDS:
  • Prüfen, ob Erweiterung für den Antrag begründet ist (Wurden bereits mind. 75 % der Quota genutzt?)
  • Für die Erweiterung, in JARDS den entsprechenden Antrag auswählen und auf Approve/Reject klicken
  • Zum Ende der Seite scrollen und auf das Schraubenschlüssel-Symbol klicken
  • Das Häkchen auf der nächsten Seite auf Update Application Resources setzen
  • Bei Approved die neue Gesamt-Quota eintragen (Vorherige Quota + 25 %)
  • Save & Approve klicken & E-Mail an antragstellende Person verschicken (Template nutzen)