Strategische Entwicklung: Coscine Epics

Zur Verwaltung neuer strategischer Coscine Anforderungen auf einer höheren Abstraktionsebene verwenden wir Epics. Um einen guten Überblick und eine FAIRe Entwicklung für unsere Stakeholder zu gewährleisten, handhaben wir diese Epics in einer vordefinierten und transparenten Weise, die auf dem scaled agile framework (SAFe) basiert. Zur Koordination der strategischen Entwicklung verwenden wir GitLab.

Epic Vorlage

Für jedes Epic muss ein vordefiniertes epic template in verschiedenen Phasen ausgefüllt werden. Die Verwendung des Templates ist verpflichtend und gewährleistet eine gleichbleibende Qualität hinsichtlich der Informationstiefe. Am Anfang der Vorlage wird der Status des Epics durch den Epic-Initiator, den Epic-Eigentümer oder den SAFe-Koordinator je nach aktueller Phase gekennzeichnet.

Epic Phasen

Es gibt 7 offizielle Phasen für Epics (siehe Abbildung 1). Diese sind auf dem Coscine SAFe EPIC Board sichtbar. Jedes Epic ist mit einem GitLab-Label gekennzeichnet, das die aktuelle Stufe anzeigt.

1. Idea Tank

Der Initiator des Epics erstellt selbiges unter Verwendung der Vorlage und sammelt die Grundideen/Informationen/Stakeholder usw. (manchmal nur eine Überschrift). Die Vorlage wird verwendet, aber bis zu einem gewissen Grad nicht ausgefüllt.

2. Review

Der Review-Teil der Epic-Vorlage (https://git.rwth-aachen.de/groups/coscine/-/epics/123) wird vom Epic-Initiator ausgefüllt (bis zum Punkt Nonfunctional Requirements (NFRs)). Wichtig: Die detaillierte Analyse eines Epics beginnt nur nach der Freigabe des Reviews (Stufe 4).

3. Überprüfung

Epic-Initiator: - Informiert den SAFe-Koordinator über den Abschluss des Reviews - markiert den Status "Bereit zum Review" - stellt das Epic in der Sitzung des Lenkungsausschusses vor (max. 5 Minuten, ohne Folien)

SAFe-Koordinator: - überprüft den Status des Epics - lädt den Epic-Initiator zur nächstmöglichen Sitzung des Lenkungsausschusses ein - trägt den Termin für die nächste Sitzung des Lenkungsausschusses in den Status ein

Lenkungsausschuss: stimmt ab und entscheidet - Epic wird analysiert (Stimmenzahl größer oder gleich 3) & Epic-Eigentümer vom SAFe-Koordinator benannt -> wird zur Analyse verschoben - Epic muss überarbeitet werden -> bleibt im Review - Epic wird zurück in den Idea Tank verschoben (Label geändert)

4. Analyse

Epic-Owner: - analysiert das Epic, erstellt die zugehörigen Issues und füllt die Vorlage aus - falls erforderlich: er/sie bespricht die notwendigen Punkte und deren ungefähre Gewichtung mit anderen Coscine-Entwicklern
- informiert den SAFe-Koordinator, wenn das Epic für die Überprüfung durch den Lenkungsausschuss bereit ist - markiert den Status "Bereit für Backlog" - präsentiert die Analyse (max. 10 min, ggf. mit Folien) in der Lenkungsausschuss-Sitzung

SAFe-Koordinator: - überprüft den Status des Epics - lädt den Epic-Owner zur nächsten Sitzung ein

Lenkungsausschuss: stimmt ab und entscheidet - Epic wird in das Backlog übertragen (Abstimmung größer oder gleich 3) & priorisiert. - Epic muss überarbeitet werden -> verbleibt in der Analyse - Epic wird zurück in den Ideentank verschoben (Bezeichnung geändert)

5. Backlog

Der Lenkungsausschuss bewertet die Priorisierung des Epics und verschiebt selbiges an die passende Stelle innerhalb der Backlog-Phase.

6. In Arbeit

Der Product Owner des Scrum-Prozesses verschiebt das Epic von backlog nach in progress, sobald genügend Entwicklungskapazität vorhanden ist. Das Epic und alle damit verbundenen Themen werden entwickelt und umgesetzt.

7. Abgeschlossen

Der Entwicklungsstand wird vom Epic Owner im Steering Board Meeting vorgestellt. Danach wird das Epic durch den SAFe-Koordinator abgeschlossen.

Epic Meetings

Lenkungsausschuss-Sitzung

In diesem Meeting werden die aktuellen Stadien der Epics vorgestellt, diskutiert, abgestimmt und priorisiert.

Das Treffen findet alle zwei Wochen für 90 min statt. Pro Sitzung des Lenkungsausschusses können maximal 3 Epics besprochen werden - für jedes Epic 30 Minuten. Diese Epics werden eine Woche vor dem Treffen mit den Initiatoren und Besitzern der Epics besprochen und schließlich vom SAFe-Koordinator ausgewählt. Die Epic-Initiatoren und -Verantwortlichen werden vom SAFe-Koordinator eingeladen.

Teilnehmer des Meetings sind die Gruppenleiter der RPDM-Abteilung, der Leiter der RPDM-Abteilung, der Product Owner von Coscine und der Service Manager von Coscine. Gäste können jederzeit zu dem Treffen eingeladen werden (z. B. Stakeholder der besprochenen Epics).

SAFe-Planungstreffen

Je nach aktueller Struktur der Gruppe trifft sich der SAFe-Koordinator in der Woche vor dem Steering Board Meeting mit dem Coscine-Gruppenleiter &/ Product Owner, um die nächsten 3 Epics zu besprechen.

Epic Rollen

Epic-Initiator

Wer? Jeder aus der RPDM-Abteilung
kann von einem externen Stakeholder beauftragt werden
Was? Initiiert eine neue strategische Entwicklung
füllt den Überprüfungsteil der Epic-Vorlage aus
Informiert den SAFe-Koordinator
stellt die Idee in der Sitzung des Lenkungsausschusses vor
informiert den Epic Owner / übergibt das Epic

Epic-Owner

Wer ist das? Jeder aus dem Coscine-Entwicklungsteam
was? Analysiert das Epos und bereitet die Umsetzung vor
füllt den Analyseteil der Epic-Vorlage aus
erstellt damit zusammenhängende Probleme (leitet sie an jemanden aus dem Coscine-Entwicklungsteam weiter/diskutiert sie mit anderen Entwicklern)
Informiert den SAFe-Koordinator
präsentiert die Analyse in der Sitzung des Lenkungsausschusses

SAFe-Koordinator

Wer? Eine Person aus der Coscine-Gruppe
Was? Koordiniert den Ablauf der Epics & moderiert das Steering Board Meeting
Überwachung des SAFe Epic Boards
- Aktualisieren des Status von Epics
- verschiebt Epics in die nächste Phase
- Hinzufügen von Labels zu den Epics (Stufe, Priorisierung, Stakeholder etc.)
Planung, Vorbereitung & Moderation des Steering Board Meetings
- entscheidet über die nächsten 3 Epics
- lädt die Epic-Eigentümer/Initiatoren ein
- bereitet die Abstimmungen vor
- koordiniert die Prioritätensetzung
- behält die Zeit im Auge (z.B. verschiebt lange Diskussionen auf separate Sitzungen)

Mitglied des Lenkungsausschusses

Wer? Product Owner, Service Manager, Gruppenleiter, Abteilungsleiter (optional: Stakeholder als Gast)
Was? Go-/No-Go-Entscheidung über neue Entwicklungen & Prioritätensetzung
aktives Mitglied des Steering Board Meetings
- Stellt Fragen zu den strategischen Zielen von epics
- Fokus auf Übereinstimmung mit der langfristigen Coscine-Strategie
- Abstimmung über Epics und deren Priorisierung
- kann ein Epic durch niedrige Stimmenzahl blockieren
- muss sein/ihr Votum und seine/ihre Priorisierung erklären/erörtern
- kann eine Runde in der Bewertung überspringen, wenn er/sie nicht über die ausreichende Expertise verfügt

Product Owner

Wer? Eine Person aus dem Coscine-Entwicklungsteam
Was? Koordiniert die Scrum-Entwicklung und die nächsten Sprints
verschiebt das nächste Epic und die damit verbundenen Themen vom backlog ins in progress Stadium
koordiniert die Entwicklung von epic-bezogenen Themen (ca. 67%) mit kleinen Änderungen und Wartungsaufgaben (ca. 33%) pro Sprint
informiert den SAFe-Koordinator und das Steering Board, wenn epische Themen aufgrund von dringenden Fehlern/Wartungsfragen verschoben werden müssen

Service Manager

Wer? Eine Person aus der Coscine Group
Informiert andere Stakeholder über die aktuellen Entwicklungen im SAFe Board via Newsletter / News

Abteilungsleiter

Wer? RPDM-Abteilungsleiter
Was? Kann bei der Priorisierung strategische Passung hinzufügen

Abstimmungen

Jedes Mitglied des Lenkungsausschusses stimmt auf der Grundlage der Faust von fünf mit einer der folgenden Zahlen für Etappenentscheidungen ab (z. B. Verschiebung eines Epos von der Überprüfung zur Analyse):

Auf keinen Fall! Das wird nicht funktionieren. Ich bin nicht an Bord.
Ich sehe GROßE Probleme, die wir lösen müssen.
Ich sehe MODERATE Probleme, die wir jetzt lösen müssen.
Ich sehe kleinere Probleme, die wir später lösen können.
Ich finde den Plan gut, so wie er ist. Es ist ein guter Plan.
Ich liebe ihn! Ich werde ihn unterstützen. Der beste Plan aller Zeiten.

Prioritätensetzung

Die Backlog-Priorisierung erfolgt in einer Excel-Tabelle. Für die Backlog-Priorisierung einigen sich die Teilnehmer des Steering Boards per Teil der Priorisierungsformel (WSJF = (User-Business value + Time Criticality + Risk Reduction / Job Size) auf die folgenden Bewertungszahlen:

Possible rating numbers:	1	2	3	5	8	13	20

Der Abteilungsleiter kann sich dafür entscheiden, das WSJF mit einer strategischen Anpassung zu multiplizieren:

Strategic Fit	0,8	1	1,5